Büyükçekmece’de Elektronik İmza, Dijital Sözleşme ve KEP Kullanımı

Büyükçekmece; göl çevresi, sahil kesimi, konut bölgeleri ve çeşitli ticari faaliyetleriyle geniş bir ilçedir. İşletmeler artık sözleşmelerini, siparişlerini ve ihtarlarını çoğu zaman ekran üzerinden yapıyor. Ancak elektronik ortamda atılan bir imzanın, gönderilen bir e-postanın ya da onaylanan bir formun mahkemede nasıl değerlendirileceği, kimsenin baştan düşünmediği bir konudur. Av. Bilal Alyar bu sayfada, dijital sözleşme ve bildirimlerin hukuki değerini, günlük işletme pratiğine yakın bir sırayla anlatır.

Elektronik imza türleri ve farkları

Elektronik İmza Kanunu, elektronik imzayı ve bunun içinde güvenli elektronik imzayı tanımlar. Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur (6070 m.5). Mobil imza ve elektronik sertifika sağlayıcılarından alınan nitelikli sertifikalar bu kapsamdadır. Buna karşılık bir formda “onaylıyorum” kutusunu işaretlemek ya da e-postaya adını yazmak güvenli elektronik imza değildir. Bu tür onaylar mahkemede delil olarak değerlendirilebilir, ancak aynı güçte kabul edilmeyebilir; hâkim diğer delillerle birlikte takdir eder.

Şekil şartı aranan sözleşmeler

Her sözleşme serbestçe kurulabilir; fakat kanunun yazılı şekil aradığı hâllerde elektronik ortamdaki işlem, güvenli elektronik imza ile yapılmadıkça yeterli olmayabilir (TBK m.15). Kefalet gibi şekle bağlı işlemlerde, e-posta ile verilen onayın geçerli olup olmadığı ayrıca incelenmelidir. Taşınmaz satışı ve satış vaadi ise resmî şekle tabidir ve elektronik yöntemle tamamlanamaz. İşletme açısından ilk kural şudur: sözleşmenin türü şekil şartı aramıyorsa e-posta ile kurulan ilişki bağlayıcı olabilir, aranıyorsa elektronik yöntem yeterli olmayabilir.

Elektronik belgenin delil değeri

Hukuk yargılamasında elektronik veri belge sayılır (HMK m.199). Güvenli elektronik imzayla oluşturulan elektronik veri ise senet niteliğinde kabul edilir (HMK m.205). Güvenli imza taşımayan e-postalar, mesajlar veya sistem kayıtları ise serbestçe değerlendirilebilen delildir. Bu yüzden iş yazışmalarında kimin, hangi adresten, hangi tarihte yazdığı kayıt altına alınmalı, gerekirse zaman damgası kullanılmalıdır. Karşı taraf yazışmanın kendisine ait olmadığını ileri sürerse, gönderen sunucu kayıtları ve e-posta başlık bilgileri önem kazanır.

Kayıtlı elektronik posta ve ihtarlar

Tacirler arasında temerrüde düşürme, sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzayla gönderilen kayıtlı elektronik posta ile yapılmalıdır (TTK m.18/3). Sıradan e-posta bu amaçla yeterli sayılmayabilir. Kayıtlı elektronik posta, gönderim ve teslim anını belgelediği için ihtarlarda tercih edilir. Kullanılan KEP adresinin tarafın bildirdiği adres olması, hükümsüz tebligattan doğacak sorunları önler. Ticaret siciline kayıtlı işletmelerin adresleri, sicil üzerinden doğrulanabilir.

E-fatura, e-defter ve ticari kayıtlar

Vergi mevzuatı çerçevesinde e-fatura ve e-defter uygulamaları zorunlu olabilir; kimlerin kapsamda olduğu ilgili tebliğlerle belirlenir. Bu belgelerin saklanması, ibrazı ve değiştirilmemesi yükümlülük kapsamındadır. Ticari uyuşmazlıkta elektronik defter ve fatura kayıtları da delil olarak kullanılır. Kayıtların yedeklenmesi, erişim yetkilerinin sınırlanması ve değişiklik kayıtlarının tutulması, hem vergi incelemesinde hem dava aşamasında işletmeyi korur.

Dijital sözleşme platformları kullanılırken

Pek çok işletme imza işlemlerini üçüncü taraf bir platformla yürütür. Platform seçerken sözleşmenin nasıl saklandığı, imza zincirinin nasıl kayıt altına alındığı ve belgenin sonradan değiştirilemeyecek biçimde mühürlenip mühürlenmediği sorulmalıdır. İmzalayan kişinin kimliğinin nasıl doğrulandığı, ispat bakımından kritik bir noktadır. İmzayı atan kişinin yetkisi de ayrıca kontrol edilmelidir; şirket adına sözleşme imzalayan kişinin temsil yetkisi imza sirkülerinde veya ticaret sicilinde görünmelidir.

Sahtecilik şüphesi doğduğunda

Bir elektronik belgenin sahte olduğu iddia edilirse hem hukuk hem ceza yolu açılır. Belgenin sahteliği iddiası, bilirkişi incelemesiyle araştırılır. Ceza hukukunda özel belgede sahtecilik ve bilişim sistemlerinin kötüye kullanılması gündeme gelebilir. Belge ile imza sahibi arasındaki bağın kurulması için sertifika sağlayıcısının kayıtları istenebilir.

İşletme içi düzen için kısa kontrol listesi

• Hangi sözleşme türünün elektronik ortamda yapılabileceğini ve hangilerinin şekil şartına bağlı olduğunu yazılı bir listeyle belirlemek.
• İmza yetkisi olan kişilerin ve yetki sınırlarının güncel tutulması.
• KEP adresinin düzenli kontrol edilmesi; gelen ihtarların süresi içinde fark edilmesi.
• Elektronik sözleşmelerin ve imza kayıtlarının uzun süre saklanması.
• Çalışanların ve bayilerin hangi kanaldan verdiği onayın bağlayıcı olduğunun açıkça bildirilmesi.

Bu liste her işletme için aynı sonucu vermez; faaliyet alanına göre uyarlanmalıdır. Özellikle ihracat, taşımacılık ve toptan satışta birden çok belgenin birlikte ibraz edildiği işlemlerde, elektronik belge zincirinin kopmaması önem taşır.

Sık sorulan sorular

WhatsApp mesajıyla verilen onay sözleşme yerine geçer mi?

Şekil şartı aranmayan işlerde mesajlaşma, tarafların iradesini gösteren bir delil olabilir. Ancak mesajın içeriği, tarihi ve gönderenin kimliği ispatlanmalıdır.

KEP ile gönderilen ihtar noter ihtarı kadar geçerli mi?

Tacirler arasında kanunda sayılan yollar arasında yer alır. Sonuçlarının doğması için gönderimin kanuna uygun biçimde yapılması gerekir.

Mobil imza ile atılan imza ıslak imza yerine geçer mi?

Nitelikli elektronik sertifikaya dayanan güvenli elektronik imza, kanunda belirtilen sonuçlar bakımından elle atılan imzayla aynı değerdedir.

Karşı taraf e-postayı görmediğini söylerse ne olur?

Gönderim ve teslim kayıtlarına bakılır. Kayıtlı elektronik posta kullanılmışsa teslim belgesi bu konuda güçlü bir delildir.

Görüşmeler Kartal Cevizli Mahallesi’ndeki büroda önceden randevu ile yapılır; iletişim: 0534 636 19 19.