Beylikdüzü’nde Site Yönetimleri ve Ofis İşletmelerinde KVKK Uyumu

Beylikdüzü, Marmara kıyısına yakın konumu, çok sayıda konut sitesi, alışveriş merkezi, ofis binası ve Metrobüs hattıyla hızlı büyüyen bir ilçedir. Bu yapının KVKK’ya yansıması, çok sayıda sakin ve ziyaretçinin kimlik, plaka, görüntü ve iletişim bilgilerinin günlük olarak kaydedilmesidir. Site giriş kapısındaki turnike, ziyaretçi defteri, otopark plaka okuma sistemi ve alışveriş merkezindeki kameralar bunlara örnektir. Av. Bilal Alyar bu sayfada, Beylikdüzü’ndeki yönetimlerin ve işletmelerin karşılaşabileceği başlıkları genel olarak anlatır.

Site Yönetiminin Konumu

Bir sitenin yönetimi, kat malikleri adına verileri toplar ve kullanır; bu nedenle yönetim, KVKK anlamında veri sorumlusu sayılabilir. Sakin listeleri, aidat borçları, araç plakaları ve kamera görüntüleri yönetimin elindeki başlıca verilerdir. Sakinlere hangi verilerin neden toplandığı bildirilmeli, kayıtlara erişim sınırlandırılmalı ve süresi dolan kayıtlar silinmelidir. Genel kurul kararıyla alınmış olması, verinin işlenmesinin hukuki sebebini tek başına oluşturmaz; amaçla bağlantılılık ve ölçülülük ayrıca aranır.

Ziyaretçi ve Plaka Kayıtları

Ziyaretçi defterine yazılan ad, soyad ve kimlik numarası bilgisi, her zaman ölçülü bir kayıt değildir. Amaç güvenlikse, adı ve ziyaret edilen daireyi yazmak yeterli olabilir; kimlik numarasının tamamını kaydetmek gerekçelendirilmelidir. Plaka okuma sistemleri de saklama süresi, erişim yetkisi ve aydınlatma bakımından düzenlenmelidir. Bu kayıtlar, olası bir güvenlik olayında delil olarak kullanılacaksa, o amaçla sınırlı süre saklanmalıdır.

Adliye Hakkında Not

Beylikdüzü’nün bağlı olduğu adliye bu sayfada ayrıca belirtilmemiştir; başvuru yapılacak merci, dosya hazırlanırken Adalet Bakanlığı’nın adliye sayfalarından teyit edilir. Kişisel veri uyuşmazlıklarında idari yol olan Kurul şikâyeti ilçeye bağlı değildir. Hukuk davalarında yetkili mahkeme, tarafların durumuna ve uyuşmazlığın niteliğine göre belirlenir.

Hizmet Başlıkları

• Site ve apartman yönetimlerinde kamera, ziyaretçi ve plaka kayıtları için yazılı politika
• Alışveriş merkezi ve ofis işletmelerinde ziyaretçi verisi düzeni
• Sakin ve kat maliki listelerinin korunması
• İlgili kişi başvurularının cevaplanması
• Veri ihlalinde iç inceleme ve bildirim
• Kurul’a şikâyet veya tazminat davasına hazırlık

Örnek Durum: Aidat Listesi (Kurgusal)

Bir site yöneticisi, aidat borcu olan dairelerin listesini ortak bir mesajlaşma grubunda paylaşsın. Grupta çok sayıda sakin bulunuyor olsun. Bu paylaşım, borçlu kişilerin kişisel verisinin gereksiz yere açıklanmasıdır. Borç tahsili için borçluya özel yazılı bildirim ya da yasal yollar yeterli olabilir. İhlali fark eden yönetim, paylaşımı kaldırmalı, olayı kayıt altına almalı ve aynı hatanın tekrarlanmaması için yazılı kural koymalıdır. Etkilenen sakinler yazılı başvuru yapabilir; cevap alamazlarsa Kurul’a şikâyet mümkündür.

Uyum Aşamaları

1. Yönetimin topladığı verilerin türleri ve her verinin kullanım amacı belirlenir.
2. Sakinlere, ziyaretçilere ve çalışanlara yönelik ayrı aydınlatma metinleri hazırlanır.
3. Kamera ve plaka sistemlerinde saklama süresi ve erişim yetkisi yazılı hâle getirilir.
4. Yazışma grupları ve paylaşım kuralları belirlenir.
5. İhlal prosedürü yazılır ve görevli kişi atanır.

Mevzuat Özeti

Veri işleme ilkeleri KVKK m.4’te, hukuki sebepler m.5’te, aydınlatma m.10’da, veri güvenliği m.12’de, başvuru m.13’te, şikâyet m.14’te yer alır. Verileri hukuka aykırı olarak başkasına vermek veya yaymak TCK m.136’da suçtur. İdari para cezalarına ilişkin m.18, Kurul’un yaptırım yetkisinin dayanağıdır. Ayrıca Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetimin işleyişine dair kuralları belirler; KVKK bunun yanında bağımsız olarak uygulanır.

Çalışan Giriş–Çıkış Sistemleri ve Biyometrik Veri

Ofis ve iş merkezlerinde personel giriş çıkışı için parmak izi veya yüz tanıma sistemleri kullanılabilir. Biyometrik veri özel nitelikli kişisel veridir (KVKK m.6) ve bu verinin işlenmesi için yeterli tedbirlerin alınması gerekir. Aynı amaca daha az müdahaleci bir yöntemle, örneğin kartla giriş sistemiyle ulaşılabiliyorsa, biyometrik sistem kullanımı orantılılık ilkesi bakımından sorgulanabilir.

Ortak Alan ve Asansör Kameraları

İş merkezlerinde ve sitelerde asansör ve ortak koridor kameralarının kapsadığı alan, kayıtların kimler tarafından izlendiği ve kayıtların ne kadar süre tutulduğu yazılı olarak belirlenmelidir. Kamera görüntüleri üçüncü kişilere, ancak mahkeme veya savcılık talebi gibi hukuki bir dayanak varsa verilir.

Kira Sözleşmeleri ve Kiracı Bilgisi

Ofis kiralayan şirketlerin kimlik ve vergi bilgileri, kira sözleşmesinin ifası için işlenir. Bu bilgiler yalnızca sözleşme amacı için kullanılmalı, üçüncü kişilere yapılan paylaşımlarda hukuki dayanak aranmalıdır.

Uzaktan Çalışan Personelin Verileri

Ofis düzeninde esnek çalışan personelin evden bağlantı kayıtları, VPN günlükleri ve cihaz izleme verileri de kişisel veridir. Bu verilerin toplanma amacı, saklama süresi ve erişim yetkisi iç politikada belirtilmeli, çalışanlara önceden duyurulmalıdır. Çalışan cihazlarında kişisel ve kurumsal verilerin ayrılması hem güvenlik hem de mahremiyet açısından yararlıdır.

Sık Sorulan Sorular

Site yönetimi sakinin telefon numarasını başkalarına verebilir mi?

Rıza veya başka bir hukuki sebep olmadan paylaşım uygun olmayabilir. Acil durum gibi haller ayrıca değerlendirilir.

Kamera kayıtları ne kadar saklanmalıdır?

Kanunda sabit bir süre yoktur. Süre, amaca ve ölçülülük ilkesine uygun olmalıdır ve yazılı politikada gösterilmelidir.

Komşumun kameraları benim dairemin kapısını gösteriyor; ne yapabilirim?

Önce karşı tarafa yazılı bildirim yapılabilir. Çözülemezse Kurul’a şikâyet veya kişilik hakkına dayalı dava gündeme gelebilir.

Yönetim KVKK’dan sorumlu mu?

Verileri toplayıp kullanıyorsa veri sorumlusu sayılabilir. Bu durum, yönetimin işleyişine ve kayıt sistemine göre değerlendirilir.

Görüşmeler Kartal Cevizli Mahallesi’ndeki büroda önceden randevu ile yapılır; iletişim: 0534 636 19 19.