30 saniyede özet: İşveren, her işçi için 4857 sayılı İş Kanunu m.75 uyarınca bir özlük dosyası tutmak zorundadır — bu dosyada işçinin kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, sağlık raporları, SGK bildirgeleri ve kanunlar gereği düzenlenmesi gereken diğer belge/kayıtlar bulunur. İşveren bu bilgileri, kanunun öngördüğü hâller ve işçinin açık rızası dışında üçüncü kişilere veremez (m.75/2 + 6698 sayılı KVKK).
Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler
- İmzalı iş sözleşmesi ve varsa ekleri (gizlilik, rekabet yasağı sözleşmesi vb.)
- Kimlik fotokopisi, diploma/sertifika örnekleri
- İşe giriş bildirgesi (SGK), periyodik sağlık muayene raporları (özellikle 6331 s.K. kapsamında)
- İzin talep formları, ücret bordroları, zam/terfi yazıları
- Disiplin/uyarı yazıları, savunma istemleri
- İşten ayrılışta: fesih bildirimi, ibraname, işten ayrılış bildirgesi
Gizlilik ve KVKK Boyutu
Özlük dosyasındaki bilgiler İş K. m.75/2 uyarınca gizlidir; işveren bunları kanunun öngördüğü hâller (SGK, vergi dairesi bildirimleri gibi) ve işçinin yazılı rızası dışında paylaşamaz. Bu bilgiler aynı zamanda 6698 sayılı KVKK anlamında kişisel veri (bazıları — örn. sağlık raporu — özel nitelikli kişisel veri) olduğundan, işveren veri sorumlusu sıfatıyla KVKK’daki güvenlik ve amaç sınırlaması yükümlülüklerine de tabidir.
İşçinin Özlük Dosyasına İlişkin Hakları
İşçi, KVKK m.11 kapsamında veri sorumlusu olan işverene başvurarak kendisiyle ilgili özlük dosyasındaki bilgilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme ve (varsa) yanlış/eksik kayıtların düzeltilmesini isteme hakkına sahiptir.
Sıkça Sorulan Sorular
İşveren özlük dosyasını tutmazsa ne olur?
İş K. m.75’e aykırılık idari para cezasını gerektirir; ayrıca uyuşmazlık hâlinde belge eksikliği işveren aleyhine değerlendirilebilir (örn. sağlık raporu yokluğunda işe giriş muayenesinin yapılmadığı iddiası güçlenir).
İşçi kendi özlük dosyasının kopyasını isteyebilir mi?
Evet, KVKK m.11 kapsamında kendisiyle ilgili verilerin bir kopyasını talep edebilir; işveren makul sürede (en geç 30 gün) bedel talep etmeksizin yanıt vermelidir.
Özlük dosyası bilgileri referans için başka işverenle paylaşılabilir mi?
Hayır, işçinin açık rızası olmadan üçüncü kişilerle (yeni işveren adayı dahil) paylaşılamaz; aksi hâlde hem İş K. m.75/2 hem KVKK ihlali oluşur.
İlgili Rehberlerimiz
İşçi Hakları 2026, Kişisel Verilerin Korunması (KVKK) 2026.
Resmî Kaynaklar
- 4857 sayılı İş Kanunu m.75
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11
Hazırlayan
Av. Bilal ALYAR.